Pierwsza zbiórka krok po kroku: kwota, wiadomość, gonienie spóźnialskich i zamknięcie książki. Działa dla 5 rodziców i dla 35.
Twoja pierwsza zbiórka klasowa jest najtrudniejsza. Nie dlatego, że to skomplikowane — nie jest — tylko dlatego, że nie wiesz jeszcze, jak wygląda "zrobione dobrze". Ten wpis to przejście przez prawdziwą zbiórkę od początku do końca: 50 zł za wycieczkę do zoo dla 28 dzieci. Do końca tego wpisu wiesz dokładnie, co powiedzieć, co kliknąć i kiedy przestać.
Największym błędem na pierwszej zbiórce jest ogłoszenie jej z widełkami. "Około 50 zł od dziecka." Nie rób tego. Spędzisz następne pięć dni odpowiadając "to 50 czy 60?" w grupie.
Policz najpierw:
Zaokrąglij do okrągłej liczby. 48,60 zł to nie okrągła liczba. 50 zł tak. Rodzic przeleje 50 zł bez myślenia. Nie przeleje 48,60 zł bez wcześniejszego zapytania "mogę zaokrąglić w górę?".
To jest wiadomość, która idzie na grupę:
Wycieczka do zoo, piątek 14 kwietnia — 50 zł od dziecka Termin: piątek 7 kwietnia Proszę przelać na 12 3456 7890 1234 5678 9012 3456 (Anna Nowak), tytułem "Zoo — imię dziecka". Jeśli przelew jest utrudnieniem, po prostu daj znać — ogarniemy. Pytania na priv, nie na grupie.
Zauważ, co robi ta wiadomość:
Większość rodziców płaci w ciągu pierwszych 48 godzin. Nie wysyłaj żadnych ponaglenia w tym okienku. Będziesz wyglądać jak marudna. Pozwól terminowi pracować.
Wykorzystaj ten czas, żeby ustawić listę "kto zapłacił". Jeśli jesteś na ClassKasa, to dzieje się samo — rodzice przechodzą z "do zapłaty" do "zapłacone" po zaksięgowaniu. Jeśli jesteś na tabelce, załóż ją teraz:
Odznaczaj, gdy wpływa. Nie polegaj na pamięci.
Wokół 3-4 dnia, jeśli mniej niż 70% zapłaciło, jedno delikatne przypomnienie jest w porządku:
Przypominam, termin zoo do piątku. Numer konta w przypiętej. Zignoruj, jeśli już wpłaciłeś.
Ta linia "zignoruj, jeśli już wpłaciłeś" jest na wagę złota. Mówi sześciu rodzicom, którzy zapłacili pierwszego dnia, że nie muszą się martwić. Bez niej zaczną się zastanawiać, czy zgubiłaś wątek, i odpiszą na priv, co kosztuje Cię dwadzieścia minut uspokajania.
Rankiem w dniu terminu sprawdź listę. Do każdego wciąż niezapłaconego wyślij jedno przypomnienie w grupie:
Termin zoo upływa dziś. Proszę o wpłaty do końca dnia, żebym mogła potwierdzić liczby z wychowawcą.
"Żebym mogła potwierdzić liczby z wychowawcą" to magiczny zwrot — daje powód wykraczający poza Twoją wygodę. Rodzice reagują.
Jeśli następnego ranka wciąż masz czworo niezapłaconych, napisz do każdego na priv osobno:
Hej [imię], przypominam o zbiórce zoo — 50 zł, konto 12 3456 7890 1234 5678 9012 3456. Potrzebujesz żebym podesłała dane jeszcze raz, czy wszystko w porządku u Ciebie?
Zauważ, czego ta wiadomość NIE robi:
Z tej czwórki troje zapłaci w ciągu dnia. Czwarty poprosi o dodatkowy tydzień, który mu dasz, bo zbiórka klasowa to nie sala sądowa.
Gdy wszyscy zapłacili:
Wszyscy zapłacili! Dzięki. Łącznie zebrano: 1400 zł (28 × 50 zł). Nauczycielka ma gotówkę, dam znać, czy coś zostanie po wycieczce.
Ta wiadomość jest całym powodem, dla którego ludzie zaufają Ci przy następnej zbiórce. Przejrzystość sprawia, że kolejna jest 10× łatwiejsza.
Jeśli prowadzisz więcej niż jedną lub dwie zbiórki rocznie, narzędzie zwraca się samo. Matematyka jest prosta: dobre narzędzie oszczędza około 30 minut na zbiórce na goniach, spinaniach i zamknięciach. Przy sześciu zbiórkach rocznie to trzy godziny. Przy piętnastu — więcej niż pełen dzień pracy.
ClassKasa jest takim narzędziem. Ogarnia ogłoszenia, przypomnienia, śledzenie wpłat i podsumowanie roku. Jedna klasa jest za darmo; więcej to 25 zł/miesiąc i może być opłacone z kasy klasowej, jeśli tak zdecydujecie.