Pasar el bote de clase a una app a mitad de curso, en una tarde
Sí, puedes llevar el bote de clase a ClassKasa a mitad de curso: saldo inicial, enlace de invitación para las familias y a seguir. Paso a paso.
Tomasz Żyłka · 7 min de lectura
Sí, puedes pasar el bote de clase a ClassKasa a mitad de curso, y no hace falta esperar a septiembre. Es cosa de una tarde: apuntas lo que ya hay en la cuenta de la clase, das su saldo inicial a las familias a las que les sobró dinero, mandas un enlace de invitación al grupo de la clase y vuelves a crear las colectas que siguen abiertas. A partir de ahí, sigues como si hubieras empezado en septiembre.
El Excel no tiene que morir. Solo se jubila.
Estamos en pleno primer trimestre. Tienes un archivo que se llama bote_3B_definitivo_ahora_si(2).xlsx, once transferencias con el concepto "excursión" y la sospecha de que cambiar ahora sería como mudarse de piso con la lavadora puesta. Mejor en septiembre, te dice esa voz.
Más vale tarde que nunca, que diría tu madre. Y aplicado al bote: el mejor momento para cambiar era septiembre. El segundo mejor es esta noche, cuando los peques ya estén dormidos.
Cómo pasar el bote de clase a ClassKasa a mitad de curso, paso a paso
- Échale un vistazo antes, si quieres. La demo abre una clase de ejemplo sin registrarte, con saldos iniciales incluidos.
- Crea la clase y activa la prueba. Los saldos iniciales están en Finanzas, que es Premium, y Premium viene con 100 días de prueba sin tarjeta. Si no pones tarjeta, la clase vuelve sola al plan gratis al terminar.
- Trae a las familias. Comparte el enlace de invitación en el grupo de la clase o mándalo por correo. La madre o el padre toca el enlace, escribe su correo, lo confirma con un toque (sin contraseña que inventar) y tú lo apruebas. También puedes añadir una familia tú, de una en una.
- Pon los saldos iniciales. Entra en Finanzas, luego en Saldos iniciales. Escribe lo que tiene hoy la cuenta de la clase. Si a alguna familia le sobró dinero de colectas anteriores, dale a esa familia su saldo inicial: queda en su monedero y puede pagar su próxima colecta. Lo de las familias puede sumar menos que el total de la cuenta, nunca más; lo que quede es de la caja de clase.
- Vuelve a crear las colectas que siguen en marcha. Una colecta puede tener una fecha límite ya pasada, así que la de la excursión que pediste en septiembre cabe sin problema. Marca como pagadas a las familias que ya pagaron (en efectivo o por banco), apunta los pagos a medias tal cual, y quien pagó de más cuenta como pagado.
- Conecta el banco, si quieres que el cruce se haga solo (Premium). Conecta la cuenta de la clase en modo solo lectura a través de Enable Banking, un proveedor con licencia, y usa "Carga desde tu banco" para leer un rango de fechas de hasta 90 días cada vez. Para meses más antiguos, sube el extracto en PDF o en foto y revisa cada coincidencia que te propone.
- Y a seguir. Colectas nuevas y el total siempre a la vista. Como si hubieras empezado en septiembre.
Un detalle sincero sobre el paso 5: lo que marcas a mano como pagado lleva la fecha de hoy, el día en que ClassKasa se entera. Deja el Excel en una carpeta como archivo de las fechas exactas. Se ha ganado el descanso.
Qué te llevas y dónde va en ClassKasa
| Lo que tienes hoy | Dónde va en ClassKasa |
|---|---|
| El dinero de la cuenta de la clase | Finanzas, Saldos iniciales: saldo inicial de la cuenta de clase |
| Lo que le sobró a una familia de colectas anteriores | El saldo inicial de esa familia, que va a su monedero y puede pagar una colecta futura |
| Una familia que todavía debe algo | La propia colecta: la creas y sale como pendiente |
| Una colecta ya empezada | Una colecta nueva con su fecha límite original, aunque ya haya pasado; marcas quién ha pagado |
| El efectivo de la puerta del cole | Marcado como pagado, con efectivo como forma de pago |
| Las transferencias de los últimos meses | Premium: "Carga desde tu banco", hasta 90 días cada vez; los meses anteriores, con el extracto escaneado |
| El Excel entero | Tu archivo. Se queda donde está |
¿Cuándo es el mejor momento para cambiar?
Cualquier tarde con una hora libre. Hay momentos que lo piden solos, y las familias casi ni lo notan:
- Después de cerrar una excursión. El autobús está pagado y las cuentas, todo lo limpias que van a estar. La siguiente colecta, ya en ClassKasa.
- Al empezar un trimestre. Enero y la vuelta de Semana Santa traen su ronda de colectas. Trimestre nuevo, enlace nuevo.
- A la vuelta de las vacaciones de Navidad. Todo el mundo ha vuelto, el grupo de la clase se despierta y un "os dejo el enlace nuevo para todo" entra bien.
- Cuando cambia quien lleva el bote. Si coges el relevo a mitad de curso, pon los saldos iniciales con la cifra del traspaso y así queda por escrito para las dos partes. Y si más adelante te toca a ti pasar el testigo, el rol se traspasa en los ajustes de la clase con "Transferir rol de tesorero", sin crear una clase nueva.
El único mal momento es el que aplazas hasta junio, con nueve colectas en el Excel y una columna llamada "¿?".
Por qué es más fácil de lo que parece
Las familias no instalan nada. La página para las familias les enseña lo que les toca y cómo pagar, y pagar es una transferencia normal a la cuenta de quien lleva el bote. El dinero nunca pasa por ClassKasa, así que el sitio donde está no cambia por cambiar de herramienta.
En el plan gratis tienes 5 colectas por clase en total, así que si vas a volver a crear tres que siguen abiertas, gasta esos huecos sabiéndolo. Premium se paga por clase, no por familia, y trae colectas ilimitadas y el cruce con el banco que explicamos en la página de conciliación bancaria. El precio actual está en precios; los 100 días de prueba no piden tarjeta.
Si quieres ordenar la hoja antes del cambio, la plantilla de Excel para el bote de clase ya trae columna de saldo inicial. Y lo de quién pagó de más está en devoluciones y pagos de más.
Preguntas frecuentes
¿Se puede pasar el bote de clase a ClassKasa a mitad de curso?
Sí. Pones el saldo actual de la cuenta de la clase como saldo inicial, das su saldo inicial a las familias a las que les sobró dinero, invitas a todas con un enlace y vuelves a crear las colectas que siguen abiertas. Para una clase de 25 familias, con una tarde vas sobrada.
¿Qué pasa con el dinero que ya está en la cuenta de la clase?
No se mueve. Sigue en tu cuenta; tú escribes el saldo actual en Saldos iniciales, dentro de Finanzas (Premium, también durante la prueba), y el total coincide con tu banco desde el primer día.
¿Cómo apunto a las familias que ya pagaron antes del cambio?
Si pagaron una colecta que sigue abierta, la vuelves a crear y las marcas como pagadas, en efectivo o por banco. Si les sobró dinero, das a esa familia un saldo inicial: queda en su monedero y puede pagar una colecta más adelante. Lo que una familia debe va en una colecta, no en el saldo inicial.
¿Puedo traer las transferencias antiguas del banco?
Con Premium conectas la cuenta de la clase en modo solo lectura y usas "Carga desde tu banco" para leer hasta 90 días cada vez. Hasta dónde puedes ir hacia atrás depende de tu banco. Para meses más antiguos, sube el extracto en PDF o en foto y confirma las coincidencias.
¿Las familias tienen que volver a registrarse?
Tocan el enlace, escriben su correo y lo confirman con un toque. Sin app y sin contraseña. Tú apruebas cada familia.
¿No es mejor esperar a septiembre?
Solo si le has cogido cariño al Excel. Cada semana de espera es otra ronda de cuadrar transferencias a mano. Hoy es el segundo mejor momento, y llega bastante más a menudo que septiembre.
Empieza esta misma noche
Pruébalo primero en la clase de demo, o empieza los 100 días de prueba de Premium sin tarjeta y pasa el bote esta misma noche. En las preguntas frecuentes tienes las respuestas cortas para cuando pregunten en el grupo. Que preguntarán.