Pagos de más y devoluciones en el bote de clase
Pagos de más y devoluciones en el bote de clase: por qué nadie devuelve 4 €, qué hacer con el sobrante y cómo dejarlo a favor de cada familia para la próxima.
La excursión al observatorio ha salido 4,20 € más barata por familia. Buena noticia. Abres el banco, empiezas a devolver y a la tercera transferencia de cuatro euros con veinte céntimos te oyes decir en voz alta: "esto no lo hago 27 veces".
No lo haces. Nadie lo hace.
De dónde salen los pagos de más
Las familias no pagan mal. Es que el bote de clase produce sobrantes por seis sitios:
- El redondeo. Pides 12 € y alguien manda 15 € porque le sale así.
- Los dos adultos de la casa. Uno paga el martes, el otro el miércoles. 24 € de una familia que debía 12 €.
- Dos colectas en un ingreso. La excursión y el regalo juntos, 24 €, sin concepto. Enhorabuena, ya eres perito contable.
- El "te dejo de más para la próxima". Buena intención, cero rastro.
- La colecta que sale más barata. La más frecuente, porque redondear hacia arriba al pedir es lo correcto.
- La familia que se va del cole en marzo. Ahí sí se devuelve de verdad.
Por qué las devoluciones pequeñas no ocurren
La cuenta, sin épica: 27 transferencias, cada una con su IBAN, su importe raro y su concepto. Media hora por cuatro euros.
Pasa lo de siempre. Las tres primeras salen, la cuarta se queda en "ya te lo paso", y en junio hay 113,40 € de sobrante del que nadie sabe de quién era.
- Oye, ¿lo de la excursión no sobraba algo?
- Sí.
- ¿Y?
- Está.
"Está" es una respuesta honesta y una contabilidad pésima.
Las tres salidas de siempre, y por qué cojean
- Devolver céntimo a céntimo. Lo más limpio, y en 28 familias es una tarde. Tiene sentido con importes grandes o cuando el grupo se separa en junio.
- Dejarlo en el bote común. Cómodo, pero el dinero pierde el apellido: quien pagó 15 € y quien pagó 12 € acaban en el mismo montón.
- Quedártelo. No. Ni por pereza ni aunque sean dos euros. En cuanto una familia lo sospecha, el bote de clase se acabó para siempre.
La cuarta salida: que se quede a nombre de la familia
La que casi nadie escribe y la que mejor funciona: el dinero pagado de más no se devuelve ni se mezcla, se queda apuntado a favor de esa familia y descuenta de su próxima colecta.
La familia Torres pagó 15 € de una colecta de 12 €. Tiene 3 € a favor. En noviembre el regalo de la tutora son 5 €: pagan 2 € y en paz. Cero transferencias de cuatro euros, cero dinero huérfano.
Tres condiciones para que esto no se tuerza:
- Se anuncia al principio de curso, no el día que sobra dinero. Una frase: "lo que se pague de más queda a favor de vuestra familia para la siguiente colecta, y quien lo prefiera de vuelta me lo dice".
- Se apunta por familia, nunca en un montón.
- Quien quiera su dinero de vuelta, lo recibe. Sin cara rara y sin preguntar. Eso hace que la opción sea honesta y no un truco para no devolver.
En una hoja de cálculo esto es una columna Saldo que sumas al abrir cada colecta. Funciona; solo hay que acordarse de mirarla, que es lo que se olvida en febrero. Cómo montarla: la plantilla de Excel.
Cómo lo hacemos nosotros
Esto es literalmente por lo que construimos ClassKasa, así que lo contamos y seguimos. Cada familia tiene su monedero. Si paga de más, la diferencia entra ahí a su nombre y la familia lo ve en su página, con fecha e importe. Al abrir la siguiente colecta puedes sacar de los monederos para cubrirla, familia a familia; ellas lo ven, lo aceptan y pueden deshacerlo. Y al cerrar una colecta que ha sobrado, el sobrante vuelve a los monederos hasta el último céntimo, o al fondo de la clase si el grupo lo decide.
El dinero sigue yendo de cuenta a cuenta: no lo tocamos ni lo guardamos, solo sabemos quién puso qué. En el plan gratis marcas los pagos a mano y tienes cinco colectas; Premium cuesta hoy 6 € al mes por clase, no por familia.
Preguntas frecuentes
¿Hay que devolver el sobrante del bote de la clase?
Depende de lo que decida el grupo, pero la familia que lo pida siempre tiene derecho a recuperarlo. Lo que no vale es que desaparezca sin que nadie sepa dónde fue.
¿Qué hago con lo que sobra en junio?
Si la clase sigue junta, pasarlo al curso siguiente es lo más cómodo. Si el grupo se separa, devolver es lo más limpio. Las tres opciones, con sus pegas, en la guía del bote de la clase.
Una familia ha pagado dos veces, ¿qué hago?
Se lo dices tú ese mismo día, antes de que lo descubran. Y le das a elegir: devolución o a favor para la próxima. Elegir ellos es la mitad del asunto.
¿Cómo evito tantos pagos de más?
Importes redondos, una fecha clara y el nombre del peque en el concepto. La receta entera, en cómo cobrar la excursión del colegio.
De los 113,40 € de aquel junio se gastaron 98 en helados. El resto sigue ahí. Ya somos dos los que lo recordamos.