Cómo cobrar la excursión del colegio a los padres
Cómo cobrar la excursión del colegio a los padres sin perseguir a nadie: qué decidir antes, qué hacer durante, cómo cerrar y el mensaje listo para el grupo.
La tutora lo suelta un martes a las 16:40, en la puerta, con el abrigo puesto: "La visita al observatorio es el día 24, salen 12 € por peque, ¿lo organizáis vosotros?".
Doce euros. Veintiocho familias. Doce días.
No es difícil. Es que si lo empiezas mal, se come tres tardes.
Antes: cinco decisiones que se toman una vez
Todo el lío posterior nace de no decidir esto al principio. Cinco minutos.
- El importe exacto, ya con el margen dentro. Si el autobús son 120 € y las entradas 6,50 € por peque, sale 10,80 €. Pide 12 €. Redondear hacia arriba evita la colecta de emergencia, y lo que sobre se cuenta al final.
- Una fecha, no una temporada. "Antes del viernes 17" funciona. "Id ingresando cuando podáis" es cómo acabas escribiendo en Nochebuena.
- Una cuenta y una sola. La tuya, la fijada arriba en el grupo. Si aceptas Bizum y transferencia, apúntalo todo en el mismo sitio. Por qué esto se complica solo está en por qué Bizum no basta.
- El concepto obligatorio. El nombre del peque. Siempre. Es la diferencia entre cuadrar la lista en cinco minutos o en cuarenta.
- Qué pasa si una familia no llega a tiempo. Decídelo antes de que ocurra, no la noche anterior: el peque va igual y ya se arregla. Un niño no se queda en el aula por 12 €, y el cole casi siempre tiene ayudas. Pregunta a la tutora antes de que haga falta.
El mensaje para el grupo, listo para copiar
Corto, con todo dentro, sin exclamaciones de más:
Hola, familias 🙂 Excursión al observatorio, día 24. Son 12 € por peque, antes del viernes 17. Transferencia o Bizum a la cuenta de siempre (fijada arriba), con el nombre del peque en el concepto. Iré contando por aquí cómo vamos, en números y sin nombres. Si estas fechas os vienen mal, escribidme por privado y lo vemos, que no pasa nada.
Esa última frase es la que más trabajo hace: le quita el drama a la conversación difícil antes de que exista.
Mándalo una vez. No lo repitas al día siguiente porque solo han pagado cuatro: al día siguiente siempre han pagado cuatro.
Durante: dos números y cero nombres
Los doce días se llevan así:
- Apunta el mismo día. Familia, importe, fecha. El lunes te acuerdas de todo; el jueves ya hay una transferencia de 12 € sin concepto y otra de 24 € que es alguien pagando por su vecina.
- Un aviso a mitad, en números. "Vamos 19 de 28, gracias." Sin nombres, sin listas, sin emojis de reloj. Quien falta se da por aludido.
- Los recordatorios, por privado y de uno en uno. "Oye, igual se te ha pasado lo de la excursión, no corre prisa hoy." Nueve de cada diez veces es despiste, y el tono define cómo te contestan.
- Los pagos raros, anótalos raros. Quien paga 6 € de 12, quien junta excursión y regalo en un ingreso, quien manda 15 € porque le sobraba. Todo eso tiene solución, y está en pagos de más y devoluciones.
Lo que no se hace nunca: publicar la lista de quien no ha pagado. No acelera ni un ingreso y convierte la siguiente reunión en un silencio raro.
Después: cerrar en diez líneas
La excursión sale, los peques vuelven agotados y con un llavero del sistema solar. Queda lo último, lo que hace que el año que viene alguien vuelva a levantar la mano:
Cerramos lo del observatorio: recaudado 336 €, autobús 120 €, entradas 182 €. Sobran 34 €, que se quedan para la siguiente. Gracias a todas las familias, y quien quiera ver los números apuntados me lo dice y se los paso.
Tres cifras y el destino del sobrante. Eso es rendir cuentas. Qué hacer con esos 34 € (pasarlos a la próxima, gastarlos en el fin de curso o devolverlos) está en la guía del bote de la clase.
Y si no quieres llevar la lista a mano, para eso está ClassKasa: abres la colecta con su importe y su fecha, compartes un enlace y cada familia paga por transferencia normal a tu cuenta (no tocamos el dinero ni lo guardamos). La página de la clase enseña el progreso sin un solo nombre. En el plan gratis marcas los pagos tú, a mano; en Premium, con el banco conectado, los ingresos que cuadran se apuntan solos. Cuesta hoy 6 € al mes por clase, no por familia.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que dar para pagar una excursión?
Entre siete y diez días. Menos agobia, más se olvida. Y siempre una fecha concreta.
¿Y si una familia no paga a tiempo?
El peque va igual. Lo hablas por privado y preguntas a la tutora si el centro tiene ayudas; suele tenerlas. Ninguna excursión merece que un niño se quede en el aula.
¿Se puede pedir el dinero en efectivo?
Se puede, pero el sobre con 12 € viaja en la mochila entre el estuche y el bocadillo y no deja rastro. Si lo aceptas, apunta la entrega el mismo día y dile a la familia que ya está apuntada.
Los 34 € que sobraron siguen en el bote. La clase votó helados en junio. Faltan siete meses y ya hay quien lo recuerda cada dos semanas.